Einleitung: Bei der Erstellung eines Briefs für geschäftliche Zwecke ist eine angemessene Begrüßung unerlässlich. Ihre Begrüßung legt den Ton für Ihren Brief oder Ihre E-Mail fest und ist ein Indikator für Ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten. In diesem Artikel werden verschiedene Optionen für den Beginn eines Briefs vorgestellt, einschließlich professioneller und persönlicher Grüße sowie Beispiele für die besten Anreden und was zu tun ist, wenn Sie keine Kontaktperson haben.
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Persönliche Grüße:
- Wann man den Vornamen einer Person verwendet: Wenn Sie jemandem in professioneller Funktion schreiben, den Sie persönlich seit vielen Jahren kennen, ist es angemessen, nur den Vornamen zu verwenden.
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Professionelle Grüße:
- Wann man eine professionelle Anrede verwendet: Wenn Sie die Person nicht gut kennen, ist es am besten, Herrn, Frau oder Dr. als angemessene Geschäftsbriefanrede zu verwenden. Wenn Sie das Geschlecht des Empfängers nicht kennen, können Sie Vor- und Nachnamen verwenden.
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Verwenden Sie eine formelle Anrede:
- Halten Sie es formell: Versuchen Sie, der Versuchung zu widerstehen, Ihren professionellen Brief mit informellen Begrüßungen wie "Hallo", "Grüße", "Hallo" oder "Guten Morgen" zu beginnen, wenn Sie den Namen Ihrer Kontaktperson nicht kennen. Verwenden Sie stattdessen eine persönliche Anrede mit Vor- und/oder Nachnamen ("Sehr geehrter Herr Doe") oder eine Berufsbezeichnung ("Sehr geehrter Personalleiter"). Achten Sie immer darauf, die Rechtschreibung des Namens des Empfängers zu überprüfen.
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Interpunktion:
- Denken Sie daran, den Punkt nach "Herr" und "Frau" einzufügen und Ihre Anrede mit einem Doppelpunkt oder einem Komma abzuschließen (z.B. "Sehr geehrte Frau Doe:" oder "Sehr geehrter Jamie Chen,").
Beispiele für professionelle Briefanreden:
- Diese Begrüßungen sind für geschäftliche Kommunikationen geeignet, je nachdem, wie gut Sie die Person kennen.
- Versuchen Sie, eine Kontaktperson zu finden:
- Verwenden Sie, wenn möglich, einen Ansprechpartner, wenn Sie schreiben. Dies macht Ihren Brief persönlicher und schafft eine unmittelbare Beziehung zum Leser. Wenn Sie keinen Ansprechpartner haben, recherchieren Sie, um die richtige Person für Ihren Brief zu ermitteln. Es lohnt sich, einen Versuch zu unternehmen, selbst wenn Sie keinen Erfolg haben. Manchmal finden Sie den Namen auf der Website des Unternehmens oder können die richtige Person auf LinkedIn finden. Vielleicht kennt einer Ihrer Kollegen oder Kontakte die richtige Person. Sie können auch das Büro der unbekannten Person, an die Sie schreiben, anrufen und die Rezeptionistin nach dem Namen fragen, indem Sie den Grund für Ihren Anruf erklären.
Begrüßungen, die Sie verwenden können, wenn Sie keine Kontaktperson haben:
- Manchmal können Sie trotz Ihrer besten Bemühungen keinen Namen finden, an den Sie Ihren Brief richten können. In diesem Fall haben Sie verschiedene Optionen, die alle professionell und angemessen sind. Wählen Sie je nach Informationen, die Sie über den Empfänger haben, Ihre Begrüßung gezielt aus.
Vermeiden Sie folgende Begrüßungen:
- Einige Grüße sind für formelle Briefe oder E-Mail-Nachrichten nicht angemessen.
Tipps zum Schreiben und Versenden eines Briefs:
- Beginnen Sie Ihren Brief mit einer angemessenen Begrüßung.
- In Ihrem ersten Absatz sollten Sie sich vorstellen und angeben, worum es in Ihrem Brief geht.
- Der Hauptteil Ihres Briefes besteht normalerweise aus ein oder zwei Absätzen. Hier können Sie das Thema Ihres Briefes ausführlich erläutern und unterstützende Details liefern.
- Fassen Sie Ihren Brief zusammen und bedanken Sie sich für die Zeit und Aufmerksamkeit des Lesers.
- Beenden Sie Ihren Brief mit einer Grußformel wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Hochachtungsvoll".
Schlussfolgerung: Ein professioneller Brief erfordert eine angemessene Begrüßung, klare und präzise Informationen sowie eine höfliche Verabschiedung. Indem Sie die richtige Anrede wählen und sich auf das Wesentliche konzentrieren, können Sie einen Brief erstellen, der Ihre Kommunikationsfähigkeiten und Ihren professionellen Ansatz unterstreicht.
